Privacy statement

Versie 31-05-2025 

Deze Privacy statement is van toepassing op Stichting eX:plain. 

Stichting eX:plain is gevestigd aan de Disketteweg 6, 3821 AR te Amersfoort in Nederland. 

Stichting eX:plain vindt een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Bij onze  verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat: 

• wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig  zijn voor legitieme doeleinden; 
• wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in  gevallen waarin uw toestemming is vereist; 
• wij passende beveiligings- en privacy maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te  beschermen en dat ook eisen van partijen, zowel binnen als buiten de EER die in onze opdracht  persoonsgegevens verwerken; 
• wij uw rechten en vrijheden onder de AVG respecteren. 

Stichting eX:plain is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking. 

Gebruik van persoonsgegevens 

Bij het gebruiken van onze dienst verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dat kunnen  persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks  door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave  duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. 

Beeldmateriaal 

Tijdens examens via online proctoring en praktijkexamens worden opnames gemaakt. Door deel te  nemen aan een online proctoring examen geeft een kandidaat toestemming om een video-opname  (inclusief geluidsfragmenten en schermafbeelding) te maken. Bij een praktijkexamen met een video 

opname (inclusief geluidsfragmenten) heeft een kandidaat een keuze om wel of niet akkoord te gaan  met een video-opname (inclusief geluidsfragmenten). 

Registreren 

Bij bepaalde onderdelen van onze dienst moet u zich eerst registreren. Wij bewaren deze gegevens  zodat u deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen en zodat wij u kunnen contacteren in het kader  van uitvoering van de overeenkomst. 

Wij kunnen de gegevens aan onze partners verstrekken (onderdeel overeenkomst) of aan andere  derden als dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze dienst  kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen. 

Afhandelen bestelling (indien beschikbaar voor een dienst) 

Wanneer u bij ons een bestelling plaatst, maken wij voor de afhandeling daarvan gebruik van uw  persoonsgegevens. Als dat nodig is kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken  (bijvoorbeeld voor het afhandelen van de betalingsopdracht).

Contactformulier (indien beschikbaar voor een dienst) 

Het kan voorkomen dat u gevraagd wordt om gebruik te maken van een contactformulier. De  gegevens die u ons toestuurt, worden bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en  afhandeling daarvan. 

Verstrekking aan derden 

Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze partners of andere derden die betrokken zijn bij de  uitvoering van de overeenkomst. 

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken als dit in het  kader van de gesloten dienstverleningsovereenkomst noodzakelijk is voor het verlenen van de  dienstverlening aan u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.  

Wij hebben, indien van toepassing, een Verwerkersovereenkomst met bedrijven die persoonsgegevens  verwerken om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen. Wij blijven  verantwoordelijk voor deze verwerkingsactiviteiten.  

Internationale doorgifte van persoonsgegevens 

Wij zullen geen persoonsgegevens overdragen aan organisaties of overheden buiten de Europese  Economische Ruimte (EER), tenzij: 

– of doorgifte alleen geschied onder de werking van de AVG, betrokkene bekend is met de doorgifte  en voorwaarden van doorgiftezijn vastgelegd in een internationaal verdrag zoals: o Verenigd Koninkrijk: adequacy decision  

o Verenigde Staten: EU-US Data Privacy Shield Framework; 

– of de betrokkene heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de doorgifte en wij voorafgaand  aan de doorgifte voor gezorgd dat de rechten en vrijheden die voortvloeien uit de AVG door de  ontvanger worden gehandhaafd. 

Cookies op onze website 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze websites op uw computer,  tablet of smartphone wordt opgeslagen. Wij gebruiken functionele en- of analytische cookies die geen  inbreuk maken op uw privacy. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische  werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website goed werkt en  onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Door op ‘Zelf instellen’ te klikken, kun je meer lezen  over onze cookies en jouw voorkeuren instellen. Door op ‘Accepteren’ te klikken, ga je akkoord met  het gebruik van alle cookies zoals omschreven in onze cookieverklaring. 

Ook maken wij gebruik van de tracking cookies van Google Analytics. Voor gebruik hiervan vragen wij  eerst aan u toestemming bij gebruik van de website.Voor nadere uitleg van de tracking cookies  verwijzen wij u naar ons cookiebeleid. 

Profilering 

Wij passen geen profilering toe, noch dat persoonsgegevens in welke vorm dan ook hiervoor worden  gebruikt of hiervoor aan derden ter beschikking worden gesteld.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden bewaard voor zo lang als nodig om onze dienst te gebruiken en  eventuele statistische doeleinden. De gegevens worden vervolgens gewist, tenzij er een wettelijke  plicht is die langer bewaren vereist (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor betaalgegevens). 

Websites van derden 

Dit privacy statement is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met  onze dienst zijn verbonden. Wij raden u aan de privacy statement van deze websites te lezen alvorens  van deze websites gebruik te maken. 

Wijzigingen in dit privacy statement 

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient  aanbeveling om dit privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de  hoogte bent. 

Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 31-05-2025. 

Rechten van uw persoonsgegevens 

Voor vragen over rechten van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via het  mailadres data@explain.nl 

U heeft het recht om: 

• inzage te hebben in de verwerking van persoonsgegevens; 
• rectificatie van persoonsgegevens; 
• het wissen van persoonsgegevens; 
• beperking van de verwerking; 
• overdraagbaarheid van gegevens; 
• bezwaar te maken tegen verwerking. 

Deze rechten kunnen worden beperkt door maatregelen of bepalingen zoals vastgelegd in de AVG en  de lokale wetgeving. 

Functionaris voor gegevensbescherming 

Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op onze  naleving van de AVG en lokale privacywetgeving.   Voor vragen of verzoeken over de verwerking van persoonsgegevens bij ons kunt u contact opnemen  met de FG via het mailadres data@explain.nl 

Wij willen u erop wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de FG. Een  dergelijke klacht zal binnen 14 dagen na ontvangst worden behandeld. Elk contact met de FG is  vertrouwelijk. 

Autoriteit Persoonsgegevens 

Mocht u ondanks onze zorgvuldige aanpak op het gebied van de persoonsgegevensverwerking een  klacht blijven houden, dan heeft u op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te  dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit  Persoonsgegevens